22-10-20

Fahrerkarte auslesen: Das müssen Sie wissen!

Die gesetzlichen Bestimmungen zur Fahrerkarte sind innerhalb der EU eindeutig, zudem haben sich etliche Nichtmitgliedsstaaten in Europa diesem Kontrollsystem angeschlossen. Demnach müssen Betreiber von Lkw ab einem zulässigen Gesamtgewicht ab 3,5 Tonnen ein Auslesegerät für die Fahrerkarte in ihren Fahrzeugen installieren, sofern dies nicht bereits zur serienmäßigen Ausstattung gehört. Dieser sogenannte digitale Tachograf ist vom Unternehmen auszulesen. Dazu sind bestimmte Fristen festgelegt worden, damit eine lückenlose Kontrolle der Lenk- und Ruhezeiten gewährleistet ist. Dabei sind technisch etliche Möglichkeiten vorhanden, die Fahrerkarte auszulesen. Zum Auslesen des Fahrtenschreibers kann ein spezielles Lesegerät direkt am Gerät angeschlossen werden. Aber auch das Auslesen der Fahrekarte mit einem Smartphone, iPhone oder dem Computer ist machbar, gerade dann, wenn das betreffende Fahrzeug weit entfernt ist.

Zeitliche Fristen zum Auslesen der Fahrerkarte

Die Fahrtenschreiberdaten eines jeden Fahrers sind spätestens nach 28 Kalendertagen auszulesen. Grund für diesen Zeitraum ist die Speicherkapazität des Tachografen. In diesem ist eine Speicherkarte vorhanden, auf der alte Daten, älter als 28 Tage, mit aktuellen Daten überschrieben werden. Überdies ist es gesetzliche Pflicht, die Massenspeicherdaten alle 90 Tage abzurufen und zu speichern.

Fahrtenschreiberdaten

Fahrtenschreiberdaten sind ein wichtiger Bestandteil des täglichen Betriebs von Unternehmen, die zur Archivierung von Fahr- und Ruhezeiten verpflichtet sind. Dies liegt daran, dass die Daten alle Informationen zu Fahr- und Ruhezeiten enthalten und als Beweis für den Gesetzgeber dienen.

Arten von Fahrtenschreiberdaten

Zunächst ist es wichtig zu wissen, wie die Fahrtenschreiberdaten strukturiert sind.

Es gibt zwei primäre Datenträger:

  • Der Fahrtenschreiber selbst, bekannt als „Massengedächtnis“ oder Massenspeicher
  • und die Fahrerkarte.

Massenspeicher Fahrtenschreiber

Der Fahrtenschreiber selbst speichert alle Fahrtenschreiberdaten im Massenspeicher. Dieses Gerät ist mit dem Getriebe sowie dem Fahrzeugcomputer verbunden und zeichnet alle Aktivitäten des Fahrzeugs auf. Der Fahrtenschreiber zeichnet die Fahr- und Ruhezeiten, die Geschwindigkeit und die zurückgelegte Strecke auf. Zusätzlich zu den automatischen Beobachtungen muss der Fahrer den Fahrtenschreiber bedienen, indem er anzeigt, ob das Fahrzeug gefahren wird (= automatisch), ob Arbeiten ausgeführt werden (z. B. Be- und Entladen) oder wann eine Pause eingelegt wird. Die einzelnen Daten werden auf der Fahrerkarte gespeichert. Selbst wenn sich keine Fahrerkarte im Fahrtenschreiber befindet, gehen die Daten nicht verloren, denn sie werden im Massenspeicher abgelegt.
Der Massenspeicher muss alle 90 Tage ausgelesen werden.

Daten der Fahrerkarte
Die Fahrtenschreiberdaten werden sowohl auf der Treiberkarte als auch im Massenspeicher gespeichert. Jeder Fahrer muss die Gesetze für Fahr- und Ruhezeiten einhalten, und seine Fahr- und Ruhezeiten sind auf dieser persönlichen Karte vermerkt. Die Treiberkartendaten enthalten dieselben Informationen wie der Massenspeicher, sind jedoch mit dem Treiber verknüpft. Daten werden nur dann auf die Fahrerkarte geschrieben, wenn sie sich im Fahrtenschreiber befindet.

Wenn das Fahrzeug also ohne Karte gefahren wird (was an sich schon eine Straftat ist), werden die Daten nicht auf der Fahrerkarte, sondern im Massenspeicher gespeichert. Dies bedeutet, dass jederzeit alle Daten im Massenspeicher angezeigt werden können.

Die Fahrerkarte muss alle 28 Tage ausgelesen werden.

Fahrtenschreiberdaten auslesen
Wie bereits erwähnt, müssen die Fahrtenschreiberdaten regelmäßig ausgelesen werden. Dies muss alle 90 Tage für den Massenspeicher und alle 28 Tage für die Fahrerkarte erfolgen. Zum Auslesen von .ddd-Dateien ist eine spezielle Ausrüstung erforderlich.

Fahrtenschreiberdatenanalyse
Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, reicht es nicht aus, nur die Fahrtenschreiberdaten herunterzuladen und zu archivieren. Der Arbeitgeber ist auch verpflichtet zu prüfen, ob die Fahrer das Fahrstundengesetz eingehalten haben. Dies ist schließlich der Zweck des Fahrtenschreibers: Es ist ein System, mit dem überprüft wird, ob gesetzliche Verpflichtungen erfüllt werden.

Um zu überprüfen, ob die Fahrer das Gesetz eingehalten haben, müssen die Fahrtenschreiberdaten analysiert werden. Dies erfordert eine spezielle Software, die die Fahrtenschreiberdaten „entschlüsseln“ und prüfen kann, ob die Daten vollständig sind und ob Verstöße begangen wurden. Liegt ein Verstoß gegen die Lenk- und Ruhezeitenverordnung vor, muss der Arbeitgeber den Fahrer förmlich benachrichtigen und eine Aufzeichnung erstellen. Dies ist wichtig, wenn das gesamte Archiv von den Behörden untersucht wird. Strafen werden in der Regel eher auf der Grundlage des Gesamtbildes als auf der Grundlage von Einzelfällen verhängt.

Verwaltung von Fahrtenschreiberdaten
Die Verwaltung von Fahrtenschreiberdaten ist eine zeitaufwändige Aufgabe, insbesondere wenn mehrere Fahrzeuge und Fahrer beteiligt sind. Daher ist es wichtig, ein gutes System dafür zu verwenden. Die verschiedenen verfügbaren Download- und Analysetools sorgen normalerweise dafür. Es gibt jedoch große Unterschiede in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Berichtsoptionen zwischen den einzelnen Anbietern.

Archivierung von Fahrtenschreiberdaten
Das Fahr- und Ruhezeitgesetz sieht vor, dass die Fahrtenschreiberdaten mindestens ein Jahr lang aufbewahrt werden müssen. Wenn die Daten jedoch auch für andere Zwecke verwendet werden, beispielsweise zur Einhaltung der Steuervorschriften, müssen die Fahrtenschreiberdaten länger aufbewahrt werden.

Fahrtenschreiber-Datenschutz
Neben der ordnungsgemäßen Verwaltung und Archivierung von Fahrtenschreiberdaten ist es wichtig, die Daten angemessen zu schützen. Dies wird tatsächlich sehr einfach erreicht, indem Kopien lokal oder auf dem Unternehmensserver gespeichert und regelmäßige Sicherungen sowohl dieser Daten als auch der Daten im tatsächlichen Archiv erstellt werden. Wenn das Archiv aus irgendeinem Grund unvollständig ist, können sich die Strafen erheblich erhöhen. Wichtig ist die Erfüllung der Vorgaben des Datenschutzes, insbesondere in Bezug auf die personenbezogenen Daten der einzelnen Fahrer.

Die Fahrtenschreiberkarten für den Tachografen

Es gibt insgesamt fünf Arten von Smartcards, die mit dem digitalen Fahrtenschreiber verwendet werden können:

  • die Fahrerkarte,
  • die Unternehmenskarte (Firmenkarte),
  • die Kontrollkarte
  • die temporäre Fahrerkarte
  • und die Werkstattkarte.

Fahrtenschreiber-Fahrerkarten
Wenn ein Bus oder Lkw mit einem digitalen Fahrtenschreiber ausgestattet ist, benötigt der Fahrer eine Fahrerkarte, um dieses Fahrzeug fahren zu können. Die Fahrerkarte hat einen überwiegend weißen Hintergrund.

Die Fahrerkarte registriert Datum und Uhrzeit der Verwendung der Karte zum Fahren eines Fahrzeugs und der Fahrzeuge, in denen sie verwendet wurde. Sie zeichnet die Kilometerstände des Fahrzeugs, die Registrierungsnummer, die Zeit und die Gesamtstrecke jeder zurückgelegten Fahrt auf und darüber hinaus sonstige Aktivitäten, wie beispielsweise das Beladen. Die Karte protokolliert auch die Anwesenheit von Beifahrern und deren Daten. Die Fahrerkarte speichert die aufgezeichneten Daten für jeden Tag, an dem die Karte verwendet wird. Diese Fahrerkarte hat eine durchschnittliche Speicherkapazität von 28 Tagen. Die Daten der letzten 365 Tage werden auch im internen Speicher des digitalen Fahrtenschreibers gespeichert, in dem die Karte verwendet wurde. Diese können heruntergeladen oder auf dem Fahrtenschreiberbildschirm angezeigt werden. Fahrerkartendaten können nicht nur auf dem Fahrtenschreiberbildschirm angezeigt werden. Es besteht auch die Möglichkeit, diese auszudrucken oder über einen Kartenleser für Fahrerkarten oder ein anderes spezielles Gerät herunterzuladen. Letzters Verfahren kann auch dann durchgeführt werden, wenn der Lkw oder Bus unterwegs ist. Es ist technisch machbar, ein Fahrzeug ohne Fahrerkarte zu betreiben. Dies verstößt jedoch gegen die Vorschriften, und das Fahrzeug selbst notiert, wann immer es ohne Karte verwendet wird. Ein Fahrer darf nur eine Karte besitzen und die persönliche Fahrerkarte ist fünf Jahre gültig.

Fahrtenschreiber Unternehmenskarten
Die Unternehmens-Smartcard wird Transportunternehmen von der zuständigen Behörde des Mitgliedstaats ausgestellt, in dem das Unternehmen ansässig ist. Es dient dazu, im Massenspeicher des Fahrtenschreibers gespeicherte Daten herunterzuladen und die Daten dieses Unternehmens gegen unbefugten Zugriff Dritter zu sperren. Auf der Karte werden auch die Fahr- und Ruhezeitdaten der verschiedenen Fahrzeuge aufgezeichnet, was der Unternehmensverwaltung zugute kommt. Die Firmenkarte ist überwiegend gelb und enthält Angaben zur Firma. Vor der Inbetriebnahme eines Fahrzeugs muss ein Unternehmen die Unternehmensinformationen in den Fahrtenschreiber eingeben. Dies erfolgt durch Einsetzen der Firmenkarte in den Fahrtenschreiberschlitz und Befolgen der Anweisungen. Die Unternehmenskarte enthält maximal 230 Datensätze zum Sperren und Herunterladen.

Fahrtenschreiber-Steuerkarten
Strafverfolgungsbeamte müssen in der Lage sein, die korrekte Verwendung des digitalen Fahrtenschreibers zu überwachen. Daher benötigen sie eine Kontroll-Smartcard, wenn sie Kontrollen durchführen, um Gesetze wie die Arbeitszeitrichtlinie und die Straßenverkehrsverordnung (Arbeitszeitverordnung) durchzusetzen. Die Fahr- und Ruhezeiten können mit der Steuerkarte ausgelesen werden, um die Einhaltung zu überprüfen. Dies kann entweder durch Lesen der Daten auf der Fahrerkarte oder durch Lesen der abgerufenen Daten vom digitalen Fahrtenschreiber erfolgen. Mit den Kontroll-Smartcards haben Polizei und Strafverfolgungsbeamte uneingeschränkten Zugriff auf alle im digitalen Fahrtenschreibersystem gespeicherten Informationen, selbst wenn ein Unternehmen ein „Schloss“ eingerichtet hat. Die Kontroll-Smartcard ist überwiegend blau und kann 230 Datensätze mit Kontrollaktivitätsdaten speichern.

Fahrtenschreiber Werkstattkarten
Eine Werkstattkarte ist eine überwiegend rote Chipkarte, die grundsätzlich an zugelassene Werkstätten und/oder deren Monteure ausgegeben wird, um digitale Fahrtenschreiber zu installieren, zu aktivieren, zu kalibrieren, zu überprüfen und herunterzuladen. Alle Änderungen am System werden zur späteren Bezugnahme aufgezeichnet. Die auf der Karte registrierten Daten sind die Angaben des Kartenbesitzers und die Daten zu den letzten 88 Kalibrierungen, die mit dieser Werkstattkarte durchgeführt wurden. Die Werkstattkarte ist die einzige mit einer PIN und hat eine Gültigkeit von einem Jahr. Dieser PIN-Code ist persönlich.

Die temporäre Fahrerkarte
Eine vorläufige Fahrerkarte ist für Fahrer aus einem Nicht-EU-/EWR-Land bestimmt. Die Karte wird einmal ausgestellt und hat eine maximale Gültigkeit von 185 Tagen.

Fahrer aus einem Nicht-EU-/EWR-Land, die bei einem niederländischen Unternehmen arbeiten und einen professionellen Güter- oder Personenverkehr durchführen, benötigen eine vorläufige Fahrerkarte.

Die temporäre Fahrerkarte ist eine persönliche Fahrtenschreiberkarte mit drei Funktionen:

  • Identifikationsmittel (mit Passfoto auf der Karte)
  • Ermöglicht den Zugriff auf den digitalen Fahrtenschreiber.
  • Registriert Fahr- und Ruhezeiten.

Die maximale Gültigkeitsdauer der vorläufigen Fahrerkarte hängt von der Dauer der Arbeitserlaubnis oder der Fahrerbescheinigung ab, die Karte ist jedoch niemals länger als 185 Tage gültig.

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